Die indizierte Suche durchsucht einen zuvor erstellten Index, um Dateien zu finden. Ihr Hauptvorteil besteht darin, dass eine Suche in einem Index normalerweise sehr schnell ist, z. B. in Sekundenschnelle. Um eine Suche durchführen zu können, müssen Sie also einen Index erstellen. Nachdem der Index erstellt wurde, können Sie ihn durchsuchen, indem Sie Informationen in das Suchfeld eingeben. Es können mehrere Indizes erstellt und über Netzlaufwerke mit anderen Personen geteilt werden.
Index-basierte Suchen können über die Interface der Index-Suche durchgeführt werden, indem man die Option Index-Suche aus dem Kriterien-Dropdown-Menü auswählt oder indem man die Menüoption Suche -> Kriterien -> Index-Suche verwendet.
Damit ändert sich die Interface der Kriterien so: Sie sehen nun wie folgt aus:
Das Index Interface hat drei Hauptabschnitte:
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Suchfeld. Dies ist ein Suche-Beim-Tippen Feld und zeigt die vorherigen Suchen in der Dropdownliste an. Der "Aa" Knopf schaltet zwischen Beachtung und Ignorierung von Groß- und Kleinschreibung um, wenn der spezifizierte Index dies unterstützt. |
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Indexliste. Zeigt den momentanen Index und, wenn in Dropdownansicht, alle verfügbaren Indizes an. Um einen neuen hinzuzufügen wählen Sie die "<Neuen Index Erstellen...>"-option, welche den Index Manager öffnen wird. |
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Index Manager Knopf. Drücken Sie auf den Knopf, um den Index Manager zu öffnen. |
Suche durchführen
Die Suche kann mit der Logik der booleschen Ausdrücke, wie AND, OR, NEAR, NOT und LIKE, durchgeführt werden. Dabei gibt es jedoch einen wichtigen Unterschied. Während eine klassische boolesche Suche in der Mitte des Wortes erfolgt, wird bei einer Index-Suche davon ausgegangen, dass der Begriff am Anfang des Wortes steht. Index-Suchen haben ein implizites '<' am Wortanfang, klassische Suchen haben ein implizites '*' an der Front
Diese Tabelle veranschaulicht, wie die Suche nach Begriffen durchgeführt wird:
Suche Begriff
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Index-Suche |
Klassische Suche |
fine
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Jedes Wort, das mit "fine" beginnt, z. B.
fine, fine, finste, usw. |
Jedes Wort, das mit "fine" beginnt, z. B.
fine, fine, finste, usw. |
*fine
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Jedes Wort mit 'fein', z. B.
fine, define, refined usw. |
( Gleiche Funktion wie Index-Suche) |
<fine
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Jedes Wort, das mit " fine" beginnt, z. B.
fine, fined, finest, usw. |
( Gleiche Funktion wie Index-Suche) |
<fine>
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Nur das gesamte Wort "fine". |
( Gleiche Funktion wie Index-Suche) |
fin*n
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Jedes Wort, das mit "fin" beginnt und ein "n" enthält, z. B.
finden, Finanzen, etc. |
Jedes Wort mit "fin", gefolgt von "n", z. B.
finden, Definitionen |
"fine"
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Nur das gesamte Wort " fine". |
Jedes Wort mit 'fein', z. B.
fine, define, refined usw. |
"fine day"
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Passt zu dem Ausdruck " fine day" |
( Gleiche Funktion wie Index-Suche) |
Attribute suchen
Grundsätzlich werden bei der Suche der Filename und der Fileinhalt (falls indiziert) durchsucht. Allerdings können Sie auch andere Attribute der Files mit Such-Präfixen spezifizieren.
Präfix |
Zielsetzung |
Beispiel |
Name: |
Suchen Sie nach dem Namen des Artikels.
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So suchen Sie alle Dateien mit einem Namen, der mit 'accounts' beginnt Name: Konten
Sie können auch nach Erweiterungen suchen, so dass die obige Suche nur auf .pdf- und .txt-Dateien beschränkt wird:
Name:Konten Name:*.pdf;*.txt
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lookin: |
Suchen Sie nach dem Namen des Artikels.
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Um alle Artikels. mit "Programme" im Pfad zu suchen:
lookin: "Program Files"
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ext: |
Suchen Sie nach der Datei-Erweiterung.
Hinweis: "ext:" ist implizit, wenn Sie das Muster *.abc bei der Suche ohne Präfix oder mit dem Präfix "name:" verwenden. |
Um alle .pdf- und .txt-Dateien zu durchsuchen:
ext:pdf;txt
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geändert: |
Suche nach dem Aktualisierungsdatum des Artikels.
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For all files modified since 1 Nov 2021
moddt:"> 1 Nov 2021"
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kreiert: |
Suche nach dem Aktualisierungsdatum des Artikels.
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Alle Dateien, die zwischen dem 1. Januar 2020 und dem 1. März 2020 erstellt wurden:
erstellt:"> 1 Jan 2020" erstellt:"< 1 Mar 2020"
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Größe: |
Suche nach der Größe des Artikels. |
For all files greater than 100 KB
size:"> 100KB"
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Die Präfixe sind kombinierbar, um nach allen .pdf-Dateien zu suchen, die seit dem 1. Januar 2020 für das Wort "excellent" erstellt wurden
Excellent name:*.pdf createdt:"> 1 Jan 2020"
Limitierungen der indizierten Suche
Auch wenn die indizierte Suche sehr schnell ist, gibt es eine wichtige Sache zu beachten: Der gesuchte Ausdruck kann nur gefunden werden, wenn er im Index enthalten ist. Häufige Probleme, die zu beachten sind:
File Änderungen |
Wenn Dateien verändert, ergänzt oder gelöscht werden und der Index nicht aktualisiert wird, wird der Index nach den alten Informationen durchsucht, und nicht nach den neuen Änderungen. Mit Hilfe der Funktionalität Index-Planung können Sie Indizes auf dem neuesten technischen Stand halten.
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Begriffe suchen |
Bei der Indizierung werden nicht alle Begriffe als "indizierbar" bezeichnet. Wörter, die sehr gebräuchlich sind und in allen Dokumenten vorkommen, wie z. B. "the" oder "and", werden nicht indiziert, genau so wenig wie Zeichenfolgen, die keine gültigen Sprachbegriffe zu sein scheinen, z. B. 4*2.
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Einfluss von Indizes auf die Performance
Die Funktion der Indizierung läuft nicht ständig im Hintergrund und die Indizes werden nur geladen, wenn man sie durchsucht, so dass es keine Auswirkungen auf die Leistung gibt, solange man die Indizierungsfunktion nicht benötigt. Wer die Funktion nicht nutzt, wird sie auch nicht bemerken, da sie standardmäßig deaktiviert ist.
Diese Methode hat den Vorteil, dass das Programm nicht heimlich CPU-Zyklen verbraucht oder Festplattenspeicher belegt, hat aber den Nachteil, dass der Index nicht aktualisiert wird, wenn Sie ihn nicht ausdrücklich aktualisieren. Für große Bestände mit relativ statischen Daten ist dies in Ordnung, kann aber zu Problemen führen, wenn sich die Dateien häufig ändern. Sie können Indexaktualisierungen mit der Funktion Index-Planung