La recherche indexée fonctionne en recherchant dans un index pré-construit pour localiser les fichiers. Son principal avantage est qu'une recherche dans un index est normalement très rapide, par exemple en moins d'une seconde. Ainsi, avant de pouvoir effectuer une recherche, vous devez créer un index. Une fois l'index créé, vous pouvez y effectuer une recherche en saisissant des informations dans le champ de recherche. Il est possible de créer plusieurs index et de les partager avec d'autres personnes sur des lecteurs réseau.
Les recherches basées sur les index peuvent être effectuées à l'aide de l'interface de recherche d'index, ouverte en sélectionnant l'option Recherche d'index dans la liste déroulante des critères ou en utilisant l'option de menu Recherche -> Critères -> Recherche d'index.
Cela modifiera l'interface des critères pour qu'elle ressemble à ceci :
L'interface de l'index comporte trois sections principales :
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Champ de recherche. Il s'agit d'un champ de type "recherche" qui affiche les recherches précédentes à l'aide de la liste déroulante. Le bouton "Aa" permet d'activer ou de désactiver la recherche sensible à la casse, si l'index spécifié le permet.
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Liste des index. Affiche l'index actuel et, lorsqu'il est déroulé, tous les index disponibles. Pour en ajouter un nouveau, sélectionnez l'option "<Créer un nouvel index...>", qui ouvrira le gestionnaire d'index. |
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Bouton Gestionnaire d'index. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir le gestionnaire d'index |
Effectuer une recherche
Les termes de la recherche peuvent être spécifiés en utilisant la logique standard des expressions booléennes, telles que AND, OR, NEAR, NOT et LIKE. Il existe toutefois une différence importante. Alors qu'une recherche booléenne classique correspond au milieu du mot, une recherche indexée suppose que le terme correspond au début du mot. Les recherches indexées comportent un "<" implicite au début du mot, tandis que les recherches classiques comportent un "*" implicite au début du mot.
Ce tableau illustre la manière dont les termes recherchés seront appariés :
Terme de recherche |
Recherche par index |
Recherche classique |
fine |
Tout mot commençant par 'fine', ex
fine, fined, finest, etc. |
Tout mot commençant par 'fine' in, ex
fine, define, refined etc.
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*fine |
Tout mot commençant par 'fine' in, ex
fine, define, refined etc.
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(Identique à la recherche par index)
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<fine |
Tout mot commençant par 'fine', ex fine, fined, finest, etc.
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(Identique à la recherche par index) |
<fine> |
Just the whole word 'fine'.
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(Identique à la recherche par index)
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fin*n |
Tout mot commençant par 'fin' and having 'n' in it, ex
finding, finance, etc.
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Tout mot commençant par 'fin' somewhere in it, followed by 'n', Ex
finding, definitions
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"fine" |
Tout mot commençant par 'fine'. |
Tout mot commençant par 'fine' in, Ex
fine, define, refined etc.
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"fine day" |
Correspond à la phrase 'fine day' |
(Identique à la recherche par index) |
Attributs de recherche
Par défaut, les recherches portent sur le nom et le contenu du fichier (s'il est indexé), mais vous pouvez spécifier d'autres attributs des fichiers en utilisant des préfixes de recherche.
Préfixe |
Objectif |
Example |
name: |
Recherchez sur le nom de l'article. |
Pour rechercher tous les fichiers dont le nom commence par 'accounts'.
name:accounts
Vous pouvez également effectuer une recherche par extension, afin de limiter la recherche ci-dessus aux fichiers .pdf et .txt :
name:accounts name:*.pdf;*.txt
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lookin: |
Recherchez l'emplacement de l'article.
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Pour rechercher tous les éléments dont le chemin contient des fichiers de programme :
lookin:"Program Files"
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ext: |
Recherche sur l'extension du fichier.
Remarque : 'ext:' est implicite si vous utilisez le modèle *.abc lors d'une recherche sans préfixe ou avec le préfixe 'name:'. |
Pour rechercher tous les fichiers .pdf et .txt :
ext:pdf;txt
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moddt: |
Recherche sur la date de modification de l'élément.
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Pour tous les fichiers modifiés depuis le 1er novembre 2021
moddt:"> 1 Nov 2021"
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createdt: |
Recherche sur la date de création de l'élément..
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Pour tous les dossiers créés entre le 1er janvier 2020 et le 1er mars 2020 createdt:"> 1 Jan 2020" createdt:"< 1 Mar 2020"
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size: |
Recherchez sur la taille de l'article. |
Pour tous les fichiers de plus de 100 Ko
size:"> 100KB"
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Les préfixes peuvent être combinés afin de rechercher tous les fichiers .pdf créés depuis le 1er janvier 2020 pour le mot "excellent".
Excellent name:*.pdf createdt:"> 1 Jan 2020"
Limites de la recherche indexée
Bien que la recherche indexée soit très rapide, il y a un fait très important à garder à l'esprit : le terme recherché doit être dans l'index pour être trouvé. Problèmes courants dont il faut tenir compte :
Modifications du dossier |
Si des fichiers sont modifiés, ajoutés ou supprimés et que l'index n'est pas mis à jour, les recherches effectuées sur l'index seront basées sur les anciennes informations et non sur les nouvelles modifications. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de planification de l'index pour aider à maintenir les index à jour.
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Termes de recherche |
Au cours du processus d'indexation, tous les termes ne sont pas considérés comme "indexables". Les mots qui sont très courants et apparaissent dans tous les documents, tels que le ou et, ne sont pas indexés, pas plus que les séquences de caractères qui ne semblent pas être des termes linguistiques valides, par exemple 4*2. |
Impact des index sur les performances
La fonction d'indexation ne tourne pas constamment en arrière-plan et les index ne sont pas chargés à moins que vous n'essayiez de les rechercher. Il n'y a donc aucun impact sur les performances pour les personnes qui n'ont jamais besoin d'utiliser la fonction d'indexation. Si vous n'utilisez pas cette fonction, vous ne le remarquerez pas car elle est désactivée par défaut.
Cette méthode de fonctionnement a l'avantage que le programme ne consomme pas secrètement des cycles de CPU ou ne mange pas l'espace disque, mais elle a l'inconvénient que l'index n'est pas mis à jour à moins que vous ne le mettiez spécifiquement à jour. Cela convient pour les grands dépôts de données relativement statiques, mais peut poser des problèmes lorsque les fichiers changent fréquemment. Vous pouvez planifier les mises à jour de l'index à l'aide de la fonction de planification de l'index.